Recrutement de 01 Assistant Administration et Finance (H/F)
Recrutement de 01 Assistant Administration et Finance (H/F)
Entreprise: International Rescue Committee
Niveau d'etude: BAC + 2
Localité: Burkina Faso / Ouagadougou
Date limite: 2022-09-15
Intitulé de poste: Assistant Administration et Finance (H/F)
Secteur d’activité: Finances
Type de contrat: Durée Déterminée
Taux d’occupation: Plein temps
Ouvert aux expatriés: Non
Lieu de travail: Burkina Faso
Descriptif du poste
L’International Rescue Committee (IRC) a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.
L'IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d'assainissement, d'abris, de réhabilitation et d'éducation. L'IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’à l’Etats Unies, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation. L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l'autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d'urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les réfugiés.
Au Burkina Faso, l’IRC a lancé sa première phase de programmation d’intervention d'urgence dans la ville de Djibo en avril 2019, avec principalement des activités WASH. Puis, l'IRC a étendu ses interventions dans les secteurs de la protection et de la santé dans les districts sanitaires de Djibo (Sahel), Titao, Gourcy et Yako (Nord), principalement dans la santé communautaire, la SR et la riposte à la pandémie COVID 19. IRC déroule également des programmes de relèvement économique et d’autonomisation des femmes et filles.
Titre : Assistant Administratif et Financier (H/F)
Durée de Contrat : Quatre (04) mois – avec possibilité de Renouvèlement
Lieu de travail : Dori
Date de début : Immédiatement
Nombre de poste : Un (01)
OBJECTIFS DU POSTE
Sous la supervision du Coordinateur Terrain et sous la supervision technique du Senior Manager RH-Admin, le poste consiste à exécuter toutes les activités liées à la gestion administrative et ressources humaines pour l’équipe du bureau de Dori. Il est attendu du travail à ce poste un niveau minimum de supervision essentiellement sur la gestion du logement ; la gestion de voyage du personnel de l’équipe du bureau, de soumission des rapports de l’Administration et gestion des Ressources Humaines.
Également sous la supervision technique du Senior Manager Finances, il/elle devra avoir des bonnes connaissances en matière de gestion financière des projets. Il/Elle devra apporter un soutien financier nécessaire à l’équipe du bureau de Dori pour une bonne application des règles et procédures des bailleurs et d’IRC.
PRINCIPALE RESPONSABILITÉ
Administration du bureau et support Ressources Humaines
Préparer et émettre les PR de l’équipe de l’Administration, Ressources Humaines ;
Rédiger les correspondances selon les instructions des managers et du chef de base ;
Préparer les documents tels que les bons de soins et les lettres de recommandation médicale pour les visiteurs, les autorisations de sortie, les ordres de mission, etc. ;
Préparer les contrats de travail et les conventions de service selon les instructions des managers et du chef de base ;
Préparer la paie des journaliers et des consultants ainsi les déclarations d’impôts et autres taxes y relatives ;
Préparer toute autre documentation de support de la paie telle que nouveau contrat, changement de statut, fin de contrat, lettre de notification d’intérim, … ;
Soumettre ces fiches à la signature des personnes concernées ;
Préparer les demandes d’avance sur salaires et soumettre au Senior Manager RH-Admin pour vérification avant soumission à la finance ;
Préparer et soumettre les informations sur les avances sur salaire pour le staff ;
Appuyer le staff du bureau à l’élaboration et compilation des TimeSheet par mois ;
Préparer le paiement des factures des abonnements (eau, électricité, etc.) ainsi que des soins médicaux et du téléphone, quand c’est applicable ;
Organiser le classement des documents ainsi que les archives ;
Tenir à jour le registre des congés du personnel, celui des contrats en cours d’exécution, et tout autre registre concernant la gestion administrative ;
Prépare les différents tracking : Formation et recrutement et les soumettre aux managers et chef de base ;
Superviser le travail des employés de maison/résidence (cuisiniers, jardiniers etc.) ;
Préparer les demandes d’achat des fournitures de bureaux pour le bureau ;
Tenir un fichier de tracking des conventions des consultants/stagiaires à jour ;
Voyage et logement du personnel
Soumettre les demandes de réservation de voyage pour tout staff de l’équipe du bureau voyageant ;
Assurer les réservations d’hôtel pour tous les employés et visiteurs de l’équipe du bureau séjournant hors de Dori et dans d’autres localités du pays ;
Assurer la coordination du protocole des visiteurs entre leur lieu de provenance ainsi que le département logistique pour le transport de la gare au lieu de logement ;
Faire le suivi de confirmation de vols du personnel voyageant et faire le feedback au concerné avant la date du voyage ;
Préparer les demandes de paiement et régler auprès des fournisseurs de services/bailleurs les factures de :
Loyers du bureau et les résidences du bureau ;
Chambres pour les personnels IRC logés dans les hôtels pendant leur mission à Dori ;
Consommation d’électricité ; gaz et d’eau du bureau et des résidences si applicables ;
Services de gardiennage ; cuisine ; etc. ;
Gestion financière, budgétaire et comptable
Faire la revue financière des documents et de PRs dans le logiciel au niveau terrain et de la coordination ;
Passer toutes les écritures comptables dans le grand livre quotidiennement en s’assurant de l’exactitude de la liasse de pièces avec les codes à imputer ;
Recevoir toutes les demandes des paiements (avances), vérifier l'exactitude arithmétique, les signatures autorisées, les documents de support, et le compte utilisé, les codes analytiques (T1, T2, … T7), et s’assurer s'ils sont corrects, conforme à la politique et aux procédures en vigueur ;
Assurer la gestion de la caisse de menu-dépenses du bureau ;
Procéder aux paiements des staffs et fournisseurs par banque (transfert/cheque) ou en cash selon les politiques et procédures en application ;
Procéder au cash-count hebdomadaire avec le chef de base. Et envoyer la documentation complète des arrêts de caisse chaque fin de semaine aux finances de la coordination ;
Appuyer techniquement (financière) tout le personnel du bureau sur les questions relatives’ à la matière financière ;
Produire de manière journalière le Journal de caisse, et selon le cas celui de banque et le soumettre aux finances de la coordination pour vérification, s’assurer que les soldes réconciliés sont effectivement disponibles en caisse ainsi que le solde de l’extrait bancaire ;
Préparer un rapport faisant état des avances accordées au personnel et qui ne sont pas encore liquidées chaque semaine et le soumettre au chef de base et aux finances de la coordination ;
Faire un suivi sur la gestion des archives de finances et s’assurer que les documents de paiement par banque, caisse sont classés selon le Grand Livre tenu. De même que les liquidations sont classées selon l’ordre chronologique ;
Préparer les états de paiement retenu à la source mensuel pour approbation et paiement dans les délais requis ;
Informer la finance de la coordination de toute irrégularité au sein du bureau, du personnel sur la politique et les procédures financières ;
Autres
Superviser le personnel de maison/résidence (agent de ménage, cuisinier, jardiniers, etc.) ;
Assurer toute autres tâches qui sera demandée par le manager RH-Admin, le manager Finances et le chef de base ainsi qu’apporter un support aux autres services du bureau si nécessaire
Profil
Profil requis
Avoir une formation (BAC+2) en gestion financière/comptabilité ; en gestion administrative et en gestion des ressources humaines ;
Avoir un excellent niveau de français (parlé et écrit), la connaissance de l’anglais serait un atout ;
Avoir au moins une expérience professionnelle d’une (01) année à un poste d’assistant administratif et financier dans une ONG ;
Avoir une bonne connaissance de la région du Sahel/région du nord ;
Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique et des logiciels courants : Word, Excel, PowerPoint, etc. ;
Etre immédiatement disponible ;
Avoir une faculté d’organisation, capable de travailler de manière autonome et avoir un esprit d’équipe ; avoir de bonnes aptitudes en communication interpersonnelle ;
Etre capable de travailler sous pression et à supporter le stress ;
Disposer d’un permis de conduire.
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